Często pytacie nas Państwo, jakie informacje powinna zawierać faktura importowa, inaczej nazywana fakturą handlową (ang. Commercial Invoice). Jest to ważny dokument, bo na jej podstawie odbywa się odprawa celna, dlatego warto zadbać, aby nie zabrakło w nim żadnego wymaganego elementu.
Czym jest faktura handlowa?
Faktura handlowa, po angielsku Commercial Invoice (CI), to dokument wystawiany przez dostawcę towaru lub usługi. Na podstawie danych znajdujących się na tej fakturze można sprawdzić stan faktyczny towaru lub – jeśli zajdzie taka potrzeba – ubiegać się o zwrot lub reklamację. Informacje na fakturze handlowej stanowią źródło informacji dla celników, którzy przeprowadzają odprawę celną przesyłek. W tym dokumencie powinny znaleźć się informacje, które odzwierciedlają stan faktyczny i prawdziwą wartość rynkową importowanych towarów. Fakturę handlową na sprowadzany z Chin towar pozyskuje się od chińskich dostawców lub kontrahentów. Wymagana wersja językowa tego dokumentu to angielska. W przypadku dokumentu do odprawy celnej w Polsce towarów sprowadzonych drogą morską, żadna z pozycji na fakturze handlowej nie może mieć wartości zerowej. Oznacza to, że każda rzecz – nawet próbka czy gratis – powinna zostać uwzględniona na fakturze i mieć jakąś wartość, nawet symboliczną.
Faktura handlowa i jej funkcje
Faktura handlowa pełni kilka istotnych funkcji:
- Potwierdzenie transakcji: Faktura handlowa jest potwierdzeniem sprzedaży towarów lub usług pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Wystawienie faktury oznacza, że umowa została zawarta i sprzedawca jest zobowiązany do dostarczenia określonych towarów lub usług.
- Podstawa do rozliczeń: Faktura handlowa stanowi podstawę do rozliczeń finansowych między sprzedawcą a nabywcą. Na jej podstawie nabywca dokonuje płatności za zakupione towary lub usługi, a sprzedawca rejestruje przychody ze sprzedaży.
- Księgowość i podatki: Faktura handlowa jest ważnym dokumentem dla celów księgowych i podatkowych. Zarówno sprzedawca, jak i nabywca używają faktur do ewidencjonowania i raportowania swoich transakcji, a także do prawidłowego rozliczenia podatku VAT (jeśli jest stosowany).
- Dowód w przypadku sporów: Faktura handlowa może służyć jako dowód w przypadku ewentualnych sporów lub roszczeń pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Dokument ten potwierdza warunki i szczegóły transakcji, co umożliwia rozstrzygnięcie ewentualnych sporów.
Co powinna zawierać faktura handlowa?
By dokument był przygotowany w sposób prawidłowy i spełniał wymogi formalne, warto wiedzieć, co powinna zawierać faktura handlowa. Przedstawiamy jej obowiązkowe elementy i dane faktury celnej:
- numer faktury,
- data wystawienia,
- dane importera (nazwa i adres),
- dane dostawcy w Chinach (nazwa i adres),
- opis towaru (nazwy artykułów i jak najwięcej szczegółów),
- ilość towaru (wyrażona w sztukach, metrach bądź kilogramach),
- cena jednostkowa,
- wartość całego towaru,
- symbol waluty,
- symbol warunków dostawy (wg Incoterms),
- kraj pochodzenia towaru,
- podpis i pieczątka chińskiej firmy.
Co jeśli na fakturze importowej zabraknie jakiejś informacji?
Jeśli na fakturze importowej zabraknie choćby jednej z wymienionych wyżej informacji, Urząd Celny może odrzucić dokument i poprosić o dostarczenie prawidłowej faktury. W efekcie jesteśmy narażeni na opóźnienia i dodatkowe formalności. Warto więc dopilnować, aby stosowne dane znalazły się na dokumencie, nazywanym fakturą celną, od razu.
Jak najprościej stworzyć fakturę handlową?
W Internecie możemy znaleźć wiele darmowych szablonów dla faktur handlowych, a nawet specjalne bezpłatne kreatory. Wystarczy wpisać konkretne dane w odpowiednie pola, a faktura handlowa zostanie automatycznie stworzona i będziemy mogli ją pobrać ze strony. Ważne jednak, aby sprawdzić, czy na fakturze importowej znajdują się wszystkie niezbędne dane, które zostały wymienione powyżej. Korzystanie z szablonów i kreatorów to duża oszczędność czasu i pewność, że dokumenty zostaną wystawione bezbłędnie.
Kiedy faktura z Chin nie będzie potrzebna?
Początkującym importerom polecamy skorzystanie z naszej kompleksowej usługi importu z Chin. Dlaczego? Bo w świetle polskich i europejskich przepisów to my – jako firma Discolm – jesteśmy importerem i my wprowadzamy towar na polski rynek, a nie klient, zlecający nam import. Na sprowadzony towar wystawiamy polską fakturę VAT. NIe trzeba znać się na imporcie, księgowaniu wynikających z niego kosztów czy innych prawnych niuansów.
Czy na fakturze musi być pieczątka?
To zależy od rodzaju faktury – na fakturze handlowej (importowej) – jak pisaliśmy wcześniej – powinien się znaleźć podpis i pieczątka chińskiej firmy. W przypadku faktur VAT wystawianych w Polsce na rzecz polskich podmiotów nie ma takiego wymogu.
Czym jest faktura zerowa?
Faktura zerowa to specyficzny rodzaj faktury, na której całkowita kwota do zapłaty wynosi zero. Jest stosowana w sytuacjach, gdy dostawca dostarcza towary lub usługi bezpłatnie, na przykład w ramach gwarancji, promocji czy wymiany. Mimo że nie wymaga ona płatności, służy jako dokument potwierdzający transakcję oraz może być niezbędna do celów księgowości, ewidencji lub roszczeń podatkowych.
